アルバイトの面接を辞退する時の断り方！電話やメールの例文を紹介
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アルバイトの面接日が決まっているのに、何らかの事情で辞退しなければならないことってありますよね。
面接を辞退する時は電話やメールで伝えなければなりませんが、どのように伝えたら良いか断り方が分からないことがあると思います。
そこで本記事では、アルバイトの面接を辞退する時の具体的な断り方について、電話やメールの例文を挙げながらまとめていきます。
アルバイトの面接を辞退する時の断り方
面接を辞退するタイミング
アルバイトの面接を辞退することを決めたら、先方にすぐ連絡するのが断り方のマナーです。
先方は面接の準備をしていて、スケジュールを調整しています。何の連絡もなしに辞退すると、先方に迷惑をかけてしまいます。
できれば、面接の前日までには連絡したいところ。
辞退の連絡が早ければ早いほど、先方もスケジュールを再調整しやすくなります。
面接を辞退する時の連絡方法
アルバイトの面接を辞退する場合、メールよりも電話の方が断り方としては望ましいです。
ですが、メールで連絡することがダメなわけではありません。
電話とメールそれぞれにメリット・デメリットがありますので、それらをチェックしてみましょう！
◯メリット
- 面接を辞退することを先方にすぐ伝えられる。
- 面接を辞退することが確実に先方に伝わる。
- 先方に誠意が伝わりやすい。
◯デメリット
- 採用担当につながらない場合、再度電話しなければならない。
- 断る理由をどのように伝えたら角が立たないか、断り方に迷う。
- 面接を辞退することを伝えた記録が残らないため、「言った」「言わない」となる可能性がある。
◯メリット
- 直接話さないため、面接を辞退することを伝えやすい。
- 先方から面接日程の連絡がメールで来た場合、メール内に連絡方法が記載されているはずなので、それに沿って辞退を伝えるだけで良い。
- 先方の都合に関係なく、面接を辞退することを伝えられる。
- 面接を辞退することを連絡したという記録が残るため、「言った」「言わない」で揉める可能性が低い。
◯デメリット
- 先方のメールアドレスを間違えてしまい、メールが届かない可能性がある。
- すぐに読まない（読めない）人もいるため、辞退することが伝わらない。
- こちらのメールが迷惑メールに振り分けられると、辞退することが伝わらない。
基本的には、電話とメールのどちらでも大丈夫です。
ただ、アルバイトの面接日まで残り1週間くらいであれば、電話で連絡するのが断り方のマナーですね。
特に、面接当日に辞退について連絡する場合は、電話で連絡するべきです。当日は先方も面接の準備をしているため、メールを見ない可能性が高いはず。先方にすぐ伝えられるよう、電話で連絡した方が良いと思いますよ。
アルバイトの面接日まで1週間以上ある場合は、メールで連絡しても問題ないでしょう。先方にもいくらか余裕があるはずなので、辞退の連絡を確認することができます。
面接を辞退する時に理由は言うべき？
他社で採用が決まった場合
他社で採用が決まった場合は、他社に決めたことだけ伝えれば良いです。
この時、他社を選んだ理由など詳しい事情を言う必要はありません。聞かれてもいないのに詳細なことまで話すと、角が立つ恐れがあります。
自己都合の場合
家庭・学校の事情、体調不良など自己都合の場合は、おおまかな理由を言うだけで良いでしょう。
「家庭の事情で…」「一身上の都合により…」など、シンプルな断り方で大丈夫です。
自己都合で断ったとしても、特に悪い印象を持たれることはありません。
気が進まない場合
アルバイトに応募はしたけど気が進まなくなった場合は、自己都合の断り方と一緒で良いですね。
ただし、「気が進まない」など正直な気持ちを先方に伝えるのは失礼です。それだったら応募しないでくれって思いますよね。
かと言って「理由なし」では先方が戸惑ってしまうので、「家庭の事情で…」「学校の都合で…」などと言うと良いでしょう。
面接を辞退する時の注意点
アルバイトの面接を辞退すること自体は難しくありませんが、断り方にはいくつか注意点があります。
忙しい時間帯や休憩時間を避ける
電話で連絡する時は、先方が忙しい時間帯や休憩時間を避けるのが断り方のマナーです。
例えば、店舗であればお昼や夕方、デスクワーク中心の会社であれば午前中が忙しいというところが多いですね。
忙しい時間帯は業務に集中したいですし、休憩時間（昼休みなど）はこれからの業務に備えてしっかり休んでおきたいものです。
（私も経験がありますが、昼休み中の電話は不快です^^;）
また、終業時間ギリギリに連絡すると、先方に残業が発生する可能性があります。「そろそろ帰れる」と思ったところに新たな仕事が舞い込むと、うんざりしてしまいますね。
これらの時間帯は相手に迷惑をかけるので、避けた方が良いでしょう。
静かな場所で連絡する
電話する時は、できるだけ静かな場所で連絡するのが断り方のマナーです。
相手からすると、電話口から騒音が聞こえると聞き取りづらいですし、騒音がうるさくて不快に思います。
辞退することがはっきり伝わるように、静かな場所で連絡するようにしましょう。
電波が安定している場所から連絡する
電話する時は、電波が安定している場所から連絡するようにしましょう。
携帯電話からかける人がほとんどだと思いますが、電話の途中で電波が途切れると聞き取りづらくなってしまいます。
固定電話からかけるのが理想的ですが、固定電話がない人の方が多いと思います。
辞退することをはっきり伝えるためにも、電波が安定している場所からで連絡するようにしましょう。
電話やメールの例文
ここからは、電話やメールでの具体的な断り方を見ていきましょう。
実際の例文について、パターン別に断り方を紹介していきますね。
他社で採用が決まった場合
電話の例文
メールの例文
株式会社◯◯
××店 店長 △△様
◯月×日の△時にアルバイトの面接をお願いしておりました、●●と申します。
この度の面接ですが、他社で採用が決まったため、辞退させていただきたいと思います。
お忙しい中、時間をとっていただいたにも関わらず、申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。
●●
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)
自己都合の場合
電話の例文
メールの例文
株式会社◯◯
××店 店長 △△様
◯月×日の△時に面接予定の◯◯と申します。
この度のアルバイトの面接ですが、家庭の事情により辞退させていただきたいと思います。
誠に申し訳ございません。
貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
●●
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)
まとめ
アルバイトの面接を辞退するという場面に実際に遭遇すると、意外に緊張するものです。
こちらから応募したのに辞退するわけですから、断っても大丈夫かどうか気になるのも仕方ないですよね。
ですが、面接を辞退したことに対して、採用担当者が怒ることはほとんどありません。誠意のある断り方であれば、角が立つことはないと思いますよ。むしろ、何の連絡もなしに辞退された方がよっぽど腹が立ちますね。
思っているより断り方は簡単なので、恐れることなく辞退を伝えましょう。
その時は、「面接を辞退することを明確に言う」「謝罪の気持ちを伝える」ことをお忘れなく！