上司や取引先からの仕事の断り方!ビジネスメールで断る時のマナー

断り方

上司や取引先からの仕事依頼の断り方について、悩むことはありませんか?

他の仕事まで手が回らない状況でも、上司や取引先からの仕事依頼であれば断りづらいですよね。

断るにしても、断り方を間違えると仕事が円滑に進まなくなってしまい、自分の評価が下がる可能性も…

仕事を断る時は、言葉を慎重に選ばないといけませんね。

そこで本記事では、上司や取引先から依頼された仕事の断り方と、ビジネスメールで断る時のマナーについてまとめていきます。

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上司からの仕事依頼の断り方

上司からの仕事依頼を断る時は、「現状を説明して代替案を提示した上で断ること」がマナーになります。

今抱えている仕事で手一杯だからと言って、感情的になるのはマナー違反ですね。「無理です!」「できません!」と強い口調で言われたら、上司は気分を悪くすると思いますよ。

逆の立場になって考えてみましょう。

後輩に仕事を依頼した時に、「忙しいからできません!」「私には無理です!」という感じの断り方をされたらどうでしょうか?

「えっ?」って思いますよね。(筆者はそう思います)

相手が不快に思わないような断り方を身に付けるのは、社会人のマナーだと思いますよ。

例えば、こんな断り方です。

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今抱えている案件の納期が◯月×日のため、それ以降であればできます
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全て引き受けることは難しいですが、◯◯の部分であれば担当できます
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その案件であれば、私よりも◯◯さんの方が詳しいです。私から確認してみます
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今◯◯をしているため、◯月×日までであれば、取り掛かることができます
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上司からの仕事依頼の断り方として、引き受けたい気持ちがあるが今はできないことを伝えると良いですね。代替案を示すとさらに良いです。断る時に「こうすればできる」と提案すれば、上司に前向きな姿勢を見せることにもつながりますよ。

取引先からの仕事の断り方

取引先からの仕事依頼を断る時は、「感謝の気持ちを示しつつ現状を説明して断ること」がマナーになります。上司からの仕事依頼の断り方とポイントは似ていますね。

ただし、断り方には十分に気を付ける必要があります。

上司との関係は社内だけの話なので、比較的断りやすい方です。上司が部下のスキルや状況を把握していれば、断った時でも調整してくれると思います。

ですが、取引先との関係は会社間の話になるので、断り方によっては取引停止になる可能性も…慎重に言葉を選び、相手に誠意を見せた上で断らないといけませんね。

例えば、こんな断り方です。

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ご依頼いただきありがとうございます。大変光栄な話ではございますが、別の案件の納期が迫っているため、ご希望にお応えすることができません。◯日からであれば取り掛かることができますが、いかがでしょうか?
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お声を掛けていただきありがとうございます。大変心苦しいのですが、今回はどうしても都合がつかず、お役に立てそうにありません。また同じような機会がございましたら、ぜひお誘いいただければ幸いです。
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取引先からの仕事依頼の断り方として、できないことをはっきり伝えるのがマナーですね。

仕事を依頼してくれたことに感謝しつつ、「お引き受けできません」「辞退させていただきます」など、できないことが伝わるフレーズを入れましょう。

曖昧な返事をしてしまうと、取引先に誤解を与えて会社の心象を悪くする可能性があります。

はっきり伝えることも、ビジネスマナーの一つではないでしょうか。

ビジネスメールでの断る時のマナー

ビジネスメールでの断り方は、「相手の立場を考慮すること」がマナーとなります。

最近は社内・社外に関係なく、メールで仕事を依頼する機会も増えてきています。対面や電話で話をするのが基本ではありますが、メールでのやり取りでもマナー違反にはならないということです。

例えば、このような断り方だと良いですね。

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スケジュールを調整してみましたが、お引き受けすると品質面で問題が生じる可能性があります
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ご検討させていただきましたが、御社にご迷惑をかけてしまうかもしれません
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しっかり対応させていただきたいので、◯日までお時間をいただけないでしょうか?
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「相手のことを考えた結果、断らざるを得なかった」ということがメールの文面から伝われば、相手も不快に感じることはないでしょう。

こちらの都合だけを一方的に押し付けるような断り方は、相手を不快にさせてしまいます。マナーを守れないような相手とは、一緒に仕事をしたくないですよね。

さらに、メールは文字だけで相手に伝えなければならないので、こちらの意図(感情)が正しく伝わらない可能性もあります。メール一つで取引先との信頼関係にヒビが入るのは避けたいところです。

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ビジネスメールを書く時のポイント

メールを書く時は、以下のポイントを押さえておきましょう!

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【メールの内容】

  • 前置きは不要
  • 内容は簡潔に
  • メールを受信したら早く返信する

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ビジネスメールでは、必要な情報を正しく簡潔に伝えるのがマナーです。ダラダラ書くと大切な情報が埋もれてしまいますし、読むのに時間がかかるというのは相手の時間を奪うことと同じです。業務連絡のメールが長かったら、読む気をなくしてしまいますよね^^;

相手に伝わるよう丁寧にメールを書くというのは大事ですが、不要な情報が入っていないか確認してから送ると良いですよ。

また、メールを受信したら早く返信するのがマナーですね。ビジネスでは、スピード感を持った行動が求められます。素早い行動は、相手の信頼を得る方法の一つだと思いますよ。

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【メールの書き方】

  1. 依頼に対する感謝を述べる
  2. 依頼を断ることを伝える(相手の立場を考慮する)
  3. 代替案を提示する
  4. 締めの言葉

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断りメールを書く時は、上記の構成で書くと良いですね。「お礼を述べてから断る」というマナーを守れば、相手を不快にさせずに済みますよ。

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【例文1】上司からの仕事依頼に対する断りメール

件名:RE:資料作成依頼の件

鈴木課長

高橋です。

ご依頼いただいた資料作成の件ですが、今抱えている案件の納期が◯月×日のため、お引き受けできません。

申し訳ありません。

◯月×日以降であれば取り掛かることができますが、いかがでしょうか?

よろしくお願いします。
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こちらの例文では、現在の状況を説明し、「できない」とはっきり断っています。

引き受けられないことに対する謝罪をした後で、代替案を述べているのが良いですね。

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【例文2】取引先からの仕事依頼に対する断りメール

件名:◯◯プロジェクト依頼の件

◯◯株式会社
営業部 佐藤様

いつもお世話になっております。
株式会社△△営業部の高橋一郎です。

先日は、◯◯プロジェクトについてご依頼いただきありがとうございます。

大変光栄な話ではありますが、今回はどうしても都合がつかないため、お役に立てそうにありません。

非常に残念ですが、辞退させていただきます。

お力になれず、誠に申し訳ございません。

次の機会にご協力させていただければ幸いです。

どうぞよろしくお願い致します。
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こちらの例文では、依頼に対するお礼を述べた後で、「辞退させていただきます」とはっきりと断っています。

さらに、引き受けられないことに対して謝罪した後で、次につながる一言を入れているのが良いですね。

マナーを守れば、お互いに気持ちよく仕事ができると思いますよ。

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【例文3】取引先からの仕事依頼に対する断りメール

件名:◯◯システム改善の件

◇◇株式会社
佐々木様

株式会社××の斎藤です。
いつもお世話になっております。

先日は、◯◯システム改善の件についてご連絡いただき、ありがとうございました。

社内で検討させていただきましたが、要件の見直しが発生し、貴社のご担当者様の作業が発生することが分かりました。

スケジュールが遅延し、さらに品質面で貴社にご迷惑をおかけすることは避けなくてはなりません。

大変申し訳ありませんが、今回は見送らせていただきたくお願い申し上げます。

どうぞ、ご理解いただきますようお願いいたします。
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こちらの例文では、「引き受けると相手に迷惑がかかる」ということを述べています。

相手の立場に立った断り方を意識することで、相手を納得させることができるようになると思いますよ。

こちら側の都合だけを述べると相手を怒らせることもありますので、常に相手のことを考えて断りメールを書いてみると良いですね。

まとめ

多くのビジネスパーソンが、自分が持っている仕事を一つずつクリアしていきたいと考えていると思います。誰にも邪魔されず、目の前のことに集中したいと思うのは当然ですよね。

でも、(忙しい時に限って)いきなり仕事を振られることは良くあることです。

自分がどんな状況であれ、上司や取引先からの仕事依頼はなるべく断らないという人も多いのはないでしょうか?仕事を断ると、評価が下がるような気がしますし…それで結局仕事を引き受けてしまい、残業や休日出勤で対応する人もいると思います。ビジネスパーソンの宿命ですね^^;

上司や取引先から依頼された仕事を断るのは、誰であっても気を使うものです。ですが、下手に引き受けてしまうと仕事が終わらず、逆に評価を下げてしまうことも。何でもかんでも「できます!」と言って引き受けるのは、自分を苦しめるだけですよ。

スマートな断り方を身に付けておけば、スケジュール管理ができると評価を上げることにもつながります。マナーを守った断り方であれば、相手も不快になることはないと思います。

もしメールで断る時は、今回紹介したビジネスメールを参考にして、しっかり断れるようになりましょう。

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Posted by 管理者