仕事でのダブルブッキングの断り方!相手に失礼のない対処法

断り方

すでに先約が入っている日時に、別の予定が入っていた!

このように、仕事でダブルブッキングをしてしまったという経験はありませんか?

予定が重なっていることに気付いた時は、頭が真っ白になってしまいますよね。どうすれば良いのか、断り方や対処法が分からないと焦ってしまうと思います。

そこで本記事では、仕事でダブルブッキングをした際の断り方と、相手に失礼のない対処法についてまとめていきます。

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仕事でダブルブッキングした際の優先順位

仕事でダブルブッキングした場合、最初に約束した予定を優先するのが正しい対処法になります。

英語に、“First come, first served”という表現があります。この英文は「早く来た者から先にもてなされる」という意味で、自分に声をかけてきた順に日時を決めるというルールを表しています。

後からおいしい話が舞い込んだとしても、割り込みで新しい予定を入れてしまうというのは許されるものではありません。最初に約束したのに、後の予定を優先されたら相手は嫌な気持ちになりますよね。

穏便に収めるために、嘘をついてごまかすこともできます。ですが、嘘をついているということは薄々伝わってしまうもの。あまり良い対処法とは言えません。

仕事でダブルブッキングしてしまったのはこちらのミスなので、断り方には細心の注意を払った方が良いでしょう。

では、どのような断り方が良いのでしょうか?

仕事でダブルブッキングした際の断り方

断らずに済む方法を検討する

相手との約束を断る前に、どちらの相手とも会うことができないか考えてみましょう。

場合によっては、約束を断らなくても良くなるかもしれません。

例えば、それぞれの相手のオフィスが近くにある場合、一方に「◯時から打ち合わせがあるので、約束の時間を1時間早めて欲しい」、もう一方に「◯時からの打ち合わせが長引きそうなので、約束の時間を1時間遅らせて欲しい」と連絡してみてはどうでしょう?どちらからも了承がもらえれば、断る必要はなくなりますよね。

どちらの相手とも会うための対処法として、時間の変更を打診してみるのもアリだと思いますよ。

ですが、どうしてもどちらか一方の約束を断らなければならない時もありますよね。そのような時は、どうしたら良いでしょうか?

断る時は早めに連絡する

仕事でダブルブッキングした時の断り方として一番大切なことは、一刻も早く断りの連絡を入れることです。

ダブルブッキングしてしまった以上、どちらかとの約束を断らなければなりません。相手もスケジュールを再調整しなければならないので、断るのが遅れると迷惑がかかってしまいます。

相手を怒らせないように、言い訳を考えたくなる気持ちは分かります。ですが、断り方を悩んでいても何も解決しないので、すぐに断る(または代案を提示する)方が良いですね。

では、どのような断り方であれば相手に失礼がないでしょうか?

電話で断る

断り方のマナーとして、相手との約束を断る時は電話で断る方が良いです。

迷惑をかけることを相手に謝罪しなければならないので、メールよりも電話の方が誠意が伝わりやすいですね。

文字だけで感情(誠意)を伝えるのは難しいものです。こちらの意図が正しく伝わらなかったり、相手が誤解したりする可能性があります。なので、メールではなく電話で断る方が良いと思いますよ。例えば、このような感じですね。

[voice icon=”http://scramblenet.com/wp-content/uploads/2017/03/person.jpg” type=”l”]
大変申し訳ありません。◯◯日は別のお客様と会う約束を先に入れており、お伺いできなくなりました。スケジュールを管理できていなかった私のミスです。申し訳ありません。
[/voice]

相手に謝罪する時は、ごまかしたり言い訳せず素直に謝りましょう。

もし断らなくて済む対処法(代案)があるのならば、周りの人に協力してもらい、その代案を提示すると良いですね。

自分の代わりに上司が先方に出向く

上司が対応可能な案件であれば、自分の代わりに上司が先方に出向くというのも断り方の一つですね。

これだと日程を再調整する必要がないので、相手が被る損害は比較的少なくて済みます。上司が行くのであれば、相手も悪い気はしないでしょう。自分が行けないことを謝罪した後で、上司が出向いても問題ないか相手に確認してみると良いですね。

[aside type=”warning”]
自分の代わりに行けないか、事前に上司にも確認しておきましょう。
[/aside]

ただし、自分の代わりに部下を行かせるのはNGです。自分よりも格が低い人が行くことで、「自分はあまり重要視されていない。優先度が低いのだな」と相手に感じさせてしまいます。

別の人を向かわせるというのは断り方の一つですが、自分以外の人が来た時に相手がどう思うかを考えた上で、誰を向かわせるか決めると良いでしょう。

ここまで、断り方の流れを見てきました。

仕事でダブルブッキングした場合、一方の相手に断りの連絡を入れなければなりません。約束を断るわけですから、相手からすると気分は良くないですよね。

なので、断り方を考えることと同じくらいにリカバリーが大事になります。

リカバリーのポイント

迅速に日程を再調整する

仕事でダブルブッキングが発覚したら、迅速に日程を再調整しましょう。

日程の調整が遅れると相手に迷惑がかかりますし、お互いのスケジュールが合わずにどんどん先延ばしになってしまう可能性が高くなります。電話で謝罪し、別の日程を提示して再調整をお願いしましょう。この時、なるべく多くの日程を提示すると、相手もスケジュールを調整しやすくなります。

また、相手に別の日程を提示する時は、電話と同時にメールも出しておくと良いですね。相手も日程を把握しやすくなりますし、お互いに確認し合うことができます。

再度ダブルブッキングが起こらないように注意

相手に日程を調整してもらった後で、再度ダブルブッキングが起こることは絶対に避けなければなりません。

何度も日程の変更を依頼するような相手とは一緒に仕事をしたくないですし、そのような相手のことを信頼できないですよね。

別の日に変更する場合は、他に仕事の予定が重なっていないか入念に確認しましょう。

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ダブルブッキングを防ぐための対処法

仕事でダブルブッキングが発生するのは、スケジュールの管理の仕方に問題がある場合がほとんどです。

スケジュールの管理方法について、今一度見直していきましょう。

他に予定がないか確認する

新しい予定を入れる時は、自分の予定がどうなっているかを必ず確認しましょう。ダブルブッキングを防ぐための対処法の基本ですね。

例えば、相手も今後の予定を確認された時は、必ずスケジュール帳を確認してから返答しましょう。

[voice icon=”http://scramblenet.com/wp-content/uploads/2017/03/person.jpg” type=”l” name=”相手”]
◯月×日の△時は空いていますか?
[/voice]

[voice icon=”http://scramblenet.com/wp-content/uploads/2017/03/person.jpg” type=”r” name=”自分”]
予定を確認しますので、少々お待ち下さい。
[/voice]

[voice icon=”http://scramblenet.com/wp-content/uploads/2017/03/person.jpg” type=”r” name=”自分”]
◯月×日の△時から▲時であれば大丈夫です。
[/voice]

頭で覚えている範囲で答えようとすると、別の予定が入っていることに気付かない可能性があります。仕事の量が増えると、毎日の予定が詰まってきて覚えきれなくなるはずです。

スケジュール帳を見れば予定が分かるでしょうから、必ずスケジュール帳を確認しましょう。

スケジュール帳を一本化する

仕事で使うスケジュール帳は一本化するようにしましょう。

仕事でダブルブッキングが発生してしまう人の多くは、手帳とスマホアプリなど複数のスケジュール帳を持っているようです。スケジュール帳が複数あると、予定が入った時に「手帳には書き込んだが、スマホアプリに入力し忘れた」というようなスケジュール管理ミスが発生しやすくなります。

手帳でもスマホアプリでも、スケジュールを管理するのはどちらでも大丈夫です。スケジュールが管理できれば、どちらを使っても問題ありません。

自分の使いやすい方を選んで、仕事で使うスケジュール帳を一本化しましょう。

リマインドメールを送る

予定の数日前に、リマインドメールを送るようにしましょう。仕事でスケジュール管理が必要な人には欠かせない対処法です。

[aside type=”normal”]リマインドメールとは、予定が近づいてきたことをお知らせする(思い出させる)メールのことです。[/aside]

リマインドメールを送ることで、自分も相手もダブルブッキングを防ぐことができます。うっかり予定を忘れてしまうというミスも防げるおすすめの対処法です。

まとめ

仕事でダブルブッキングが発生すると、相手に迷惑をかけてしまいます。信用をなくすことにもつながるので注意したいものです。

もしダブルブッキングが発覚した場合は、言い訳せずに誠意を持って謝罪しましょう。言い訳しても相手が怒る可能性は高くなるので、断り方としては望ましくありません。ビジネスでは信頼関係が大事なので、相手に誠意を見せるのが断り方のポイントではないでしょうか。

ダブルブッキングが発生しないように、日頃から自分の予定がどうなっているかを確認しておきましょう。

万が一ダブルブッキングが発生した時に備えて、断り方のマナーや対処法も身に付けておくと良いですね。

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Posted by 管理者